根据省委组织部《关于进一步规范省管干部档案查借阅工作的通知》（云组通〔2008〕8号）和我院干部人事档案查借阅的实际情况制定本办法。
一、查借阅干部人事档案的主体
1.学院各部门因以下事由，可直接向管档单位提出查借阅干部档案申请：
（1）干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作。
（2）办理案件。
（3）办理社会保险、公证。
（4）经中央、省委批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
2.干部因以下事由，可向管档单位提出书面申请，经组织部负责人同意后，将相关材料提供给管档人员，委托管档人员查阅、复制档案中的材料：
（1）经学院相关部门批准同意报考博士研究生需要复印本人硕士研究生阶段学习成绩、论文决议书等材料；
（2）学院职工处理家庭事务时，根据相关机构的要求需要提供该职工家庭成员的情况；
（3）实际生活中的特殊情况，经组织部负责人批准，有必要提供相关档案材料的其他情况。
二、查借阅手续
1.各部门查借阅干部档案原则上按照干部隶属关系进行查借阅，查借阅时必须按要求如实填写《查阅干部档案审批表》（由各部门依照所附式样翻印），由部门主要负责人签字，盖部门印章。
2.学院组织部、人事处因组织人事工作需要可以查借阅处级及处级以下干部、职工的档案，查借阅时组织部填写《部内查（借）阅干部档案审批表》，由组织部主要负责人签字，盖组织部印章；人事处仍填写《查阅干部档案审批表》，由人事处主要负责人签字，盖人事处印章。
3.学院纪委、监察审计室因办理案件查借阅干部档案，由学院纪委、监察审计室主要负责人签字，盖学院纪委办公室或监察审计室印章。
4.查借阅干部人事档案实行签批回避制度，当各部门查借阅的干部档案涉及到部门负责人本人时，由另外的负责人在《查阅干部档案审批表》上签字，盖部门印章。
三、查借阅人员要求
各部门在签批《查阅干部档案审批表》时，应对查借阅人员进行审查把关，选派符合以下条件的人员前来查档。
1.查借阅人员必须政治意识强、了解干部档案查借阅制度。
2.查借阅人员必须两人以上，且系中共党员和查借阅部门的正式干部。
3.因办理案件查借阅干部档案，查借阅人员必须是案件主办单位的干部。
四、查借阅注意事项
1.查借阅人员须持《查阅干部档案审批表》和本人有效工作证件。持其他证明材料或介绍信均不得查借阅干部档案。
2.管档案单位对《查阅干部档案审批表》和有关材料进行审核，按程序报领导批准后提供相应的查借阅服务，并对各部门查借阅档案的情况严格履行登记手续。
3.干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《查阅干部档案审批表》中列出需要复制的材料明细，并经管档单位批准后方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经管档单位干部档案主管部门审核并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。
4.干部档案一般不予外借，因特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，所借档案必须在借出之日起十五个工作日内归还。对于逾期不归还的单位，下次外借档案将收取一定的抵压金。
五、应遵守的纪律
1.查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部档案内容。
2.查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁在档案材料附近吸烟、喝水，以免污损档案材料；严禁拆卸、涂抹、勾围、批注、折叠、撤换、污损、抽取、增添档案材料。
3.借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。
附件：1.干部档案查借阅制度
2.《查借干部档案阅审批表》
3.《部内查（借）阅干部档案审批表》
